Un sistema de información tiene como principal objetivo la gestión y administración de los datos y la información que lo componen. En el ámbito informático, los sistemas de información ayudan a recoger, administrar, procesar, almacenar, recuperar, compartir, presentar y distribuir información relevante para los procesos y características de cada organización. El requisito principal es poder recuperar siempre esos datos, poder acceder a ellos de forma fácil y con la máxima seguridad. Todos los elementos del sistema de información trabajan de manera conjunta y con los mismos objetivos para facilitar el uso y la correcta administración de todo tipo de información.
Los componentes básicos de los sistemas de información son:
- Hardware: Equipo físico utilizado para procesar y almacenar datos.
- Software: Procedimientos, programas y herramientas para transformar y extraer información.
- Datos: Representan las actividades de la empresa.
- Red: Permite compartir recursos entre dispositivos.
- Recursos humanos: Personas que desarrollan, mantienen y utilizan el sistema.
Empresas, instituciones y organizaciones de todo tipo dependen de los sistemas de información para realizar su actividad, gestionar sus operaciones, interactuar con sus clientes y proveedores, competir en el mercado, hallar oportunidades de crecimiento y, en definitiva, operar, mantenerse y evolucionar. Las grandes empresas de nuestro tiempo están basadas en los sistemas de información: Amazon, eBay, Alibaba y por supuesto Google, en esencia un motor de búsqueda cuyos ingresos principales proceden de la venta de publicidad de palabras clave en las búsquedas de internet.
Los gobiernos también despliegan sistemas de información para ofrecer servicios a los ciudadanos de forma más eficiente. Los productos digitales, como los libros electrónicos o el software, y los servicios en línea, como juegos y redes sociales, se suministran con sistemas de información. Las personas también dependemos de los sistemas de información, generalmente basados en internet, en nuestra vida personal, para socializar, estudiar, comprar, realizar operaciones bancarias, cuidar la salud y entretenernos.
Las actividades habituales de un sistema de información son:
- Recopilación o entrada de la información: capturar datos en bruto e introducirlos en el sistema, de forma automática o manual.
- Almacenamiento de la información: registrar y guardar en un sistema, por ejemplo, en un ordenador, la información recopilada.
- Procesamiento de la información registrada: convertir los datos introducidos en información útil y significativa (informes, análisis, gráficos…) que ayude a la gestión y la toma de decisiones en el seno de la organización. Una información relevante y precisa permite optimizar tareas, detectar ineficiencias, resolver problemas, medir el rendimiento y mejorar el servicio al cliente.
- Distribución de la información: transferir la información procesada a las personas o roles que la utilizarán.
Desde una empresa emergente a una multinacional consolidada, todas las empresas pueden beneficiarse del uso de un sistema de información. La mayoría de las organizaciones elige entre seis tipos principales de sistemas de información:
- Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en inglés) maneja todos los datos de las transacciones y operaciones rutinarias de clientes y empleados, para que la organización pueda optimizar los flujos de trabajo y acceder fácilmente a la información requerida.
- Un sistema de automatización de oficinas (OAS por sus siglas en inglés) gestiona todas las tareas diarias administrativas y de gestión, mejorando la comunicación y la colaboración interdepartamental para completar tareas.
- Un sistema de gestión del conocimiento (KMS por sus siglas en inglés) pone a disposición de la organización conocimientos especializados en una amplia variedad de temas, y ayuda a compartir esos conocimientos, para que los usuarios estén mejor informados y desarrollen mejor su labor.
- Un sistema de información de gestión (MIS por sus siglas en inglés) utiliza el sistema de procesamiento de datos TPS para ayudar a los mandos intermedios a optimizar la toma de decisiones y controlar el rendimiento para lograr mejores resultados.
- Un sistema de apoyo a las decisiones (DSS por sus siglas en inglés) procesa toda la información disponible para ayudar a los responsables a tomar las decisiones correctas en el momento adecuado.
- Un sistema de soporte ejecutivo es similar a un DSS, gestiona toda la información necesaria para que propietarios y directivos puedan observar a la competencia, revisar el desempeño de sus equipos, identificar oportunidades de crecimiento y encontrar respuestas a preguntas que orienten su toma decisiones. La diferencia con el DSS es que este sistema tiene mejores funcionalidades informáticas y de telecomunicaciones.
Aunque estos son los tipos de sistemas de información más relevantes, existen otras modalidades, como sistemas expertos, sistemas de información estratégica, sistemas funcionales de negocio, sistemas de información de ventas y marketing, sistemas de información de fabricación y producción, sistemas de información financieros y de contabilidad o sistemas de información de recursos humanos. Cada empresa opta por el más adecuado en función de sus necesidades; la clave del éxito empresarial es contar con aquellas herramientas que mejor se adapten a las características y objetivos de cada organización.
